Fragen und Antworten
Die Fragen hier kommen aus Gesprächen mit Gebäudereinigungsbetrieben. Fehlt deine, ruf an.
Für Einsteiger
Ich habe noch nie auf eine öffentliche Ausschreibung geboten. Ist das etwas für mich?
Ja. Öffentliche Auftraggeber vergeben Reinigungsleistungen in Losen, und viele davon passen zu Betrieben mit zehn bis fünfzig Leuten. Los3 ist für Betriebe gemacht, die ihr Geld draußen am Objekt verdienen — den Vergabeaufwand übernehmen wir.
Was passiert, wenn ich in den Unterlagen etwas übersehe?
Vor der Abgabe zeigt dir Los3 jedes geforderte Dokument und jede Pflichtangabe an einer Stelle. Was noch offen ist, steht ganz oben, damit du es erledigst, bevor du abgibst.
Wer entscheidet, was abgegeben wird?
Du. Los3 bereitet vor, prüft auf Vollständigkeit und legt dir das Paket vor — zu jeder Zahl siehst du, wie sie entstanden ist. Unterschrift und Abgabe bleiben bei dir.
Woran erkenne ich, ob mein Betrieb die Eignung überhaupt erfüllt?
Los3 hält die Eignungskriterien jeder Ausschreibung gegen dein Betriebsprofil: Umsatz der letzten Jahre, Referenzen, Nachweise, Versicherung. Was fehlt, steht mit Namen da — bevor du Zeit in ein Angebot steckst.
Rechnet Los3 mit dem Tariflohn im Gebäudereinigerhandwerk?
Los3 rechnet mit den Stundensätzen aus deinem Betriebsprofil. Den allgemeinverbindlichen Mindestlohn im Gebäudereinigerhandwerk kennt Los3 und weist dich darauf hin, wenn dein Satz darunter liegt.
Was passiert nach dem kostenlosen Test?
Der Test endet von allein, es wird nichts abgebucht und du musst nicht kündigen. Willst du weitermachen, wählst du eine Stufe; dein Betriebsprofil und deine Vorgänge bleiben erhalten.
Kann ich das auch am Handy machen?
Ja. Ausschreibungen ansehen, prüfen und entscheiden geht am Handy. Fürs Bearbeiten und die Abgabe sitzt du besser am Rechner — dort ist mehr Platz für Formulare und Preisblatt.
Und wenn ich bei einer Ausschreibung nicht weiterkomme?
Dann ruf an. Wir gehen die Ausschreibung mit dir durch und sagen dir, was in den Unterlagen steht. Rechtsfragen klärst du mit deinem Anwalt oder direkt bei der Vergabestelle.
Für Erfahrene
Können mehrere Leute gleichzeitig an einer Ausschreibung arbeiten?
Ja. Jeder im Team hat einen eigenen Zugang, und im Vorgang steht, wer woran arbeitet.
Bleibt Excel?
Ja. Jede Liste zu jedem Vorgang lässt sich als Excel exportieren, jederzeit und ohne Zusatzkosten. Los3 ersetzt deine Tabelle nicht — es füllt sie.
Wer sieht meine Kalkulationen?
Niemand außer dir und deinem Team. Deine Preise, Stundensätze und Nachweise liegen in deinem Konto auf Servern in Deutschland. Wir werten sie nicht aus und geben sie nicht weiter.
Können wir unsere Portalabos behalten?
Ja. Leite die Benachrichtigungsmails deiner Portale an Los3 weiter, wir sortieren sie ein und legen Doppelte zusammen. Ob du später ein Abo kündigst, entscheidest du nach ein paar Monaten selbst.
Wir haben mehrere Standorte. Lässt sich das trennen?
Ja. Standorte lassen sich getrennt führen und getrennt auswerten, mit eigenen Suchprofilen und eigenen Kalkulationsgrundlagen. Wer welche Standorte sieht, legst du je Benutzer fest.
Sehen wir, wer welches Verfahren gewonnen hat?
Zuschlagsbekanntmachungen werden Teil des Vorgangs, soweit die Vergabestelle sie veröffentlicht. Deine eigene Zuschlagsquote und die Verfahren, bei denen du knapp danebenlagst, siehst du in der Auswertung.
Wie lange braucht mein Team, bis es damit arbeitet?
Ein Termin für die Einführung, danach begleiten wir die ersten Verfahren mit. Wer heute Vergabeunterlagen bearbeitet, findet sich in Los3 zurecht — die Begriffe sind dieselben.
Können wir Bieterfragen über Los3 stellen?
Los3 zeigt dir die bereits beantworteten Bieterfragen einer Ausschreibung und die Frist, bis zu der du eigene stellen kannst. Gestellt wird die Frage über das Vergabeportal.
Verfahren und Datenschutz
Wo liegen unsere Daten?
In einem Rechenzentrum in Deutschland, Frankfurt am Main. Jeder Betrieb hat seinen eigenen, getrennten Bereich; ein Zugriff über Betriebe hinweg ist technisch nicht vorgesehen.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Du bekommst alle Vorgänge, Nachweise und Stammdaten als Excel- und PDF-Export, bevor der Zugang endet. Was wir darüber hinaus aufbewahren müssen und wie lange, steht in der Datenschutzerklärung.
Wo arbeitet Los3 mit KI, und was passiert dabei mit unseren Daten?
KI liest die Vergabeunterlagen aus, erkennt die Felder in Formularen und schlägt Konzepttexte vor; KI-erzeugte Inhalte sind in der Anwendung gekennzeichnet. Deine Daten werden in der EU verarbeitet und nicht zum Training verwendet.
Kann ich mich auf die Zahlen verlassen, die die KI ausliest?
Zu jeder ausgelesenen Angabe siehst du die Stelle in den Unterlagen, aus der sie stammt, und zu jeder berechneten Zahl den Rechenweg. Prüfen und entscheiden bleibt bei dir — deshalb legen wir jede Herkunft offen.
Findet Los3 wirklich alle Ausschreibungen?
Los3 trägt alle öffentlich bekannt gemachten Ausschreibungen zusammen — aus den Quellen des Bundes, der Länder und der großen Vergabeportale. Was eine Kommune nur im eigenen Amtsblatt veröffentlicht, ist dort nicht erfasst.
Was passiert, wenn Los3 kurz vor einer Frist ausfällt?
Deine Unterlagen liegen jederzeit als Datei zum Herunterladen bereit, damit du auch ohne Los3 abgeben kannst. Die Abgabe läuft ohnehin über das Vergabeportal und nicht über uns.
Wer steht hinter Los3?
Die K3partners GmbH i. Gr. mit Sitz in Bonn, gegründet von drei Gesellschaftern mit Erfahrung in der Gebäudereinigung, in der Technik und im kaufmännischen Bereich. Mehr dazu unter Über uns.